Assunzione dell’impegno di spesa ( si ritiene opportuno far riferimento anche a questa fase precedente la liquidazione e il pagamento in quanto è fondamentale che essa venga espletata correttamente per evitare ritardi procedurali successivi):
1. le determinazioni di impegno di spesa devono essere redatte in tempo per consentire l’esecuzione delle prestazioni richieste ai soggetti terzi in base alle necessità dell’Ente senza ritardi;
2. tali provvedimenti, non appena predisposti in via definitiva, vengono trasmessi in via informatica, in tempo reale, al Responsabile del servizio finanziario;
3. quest’ultimo lo stesso giorno, raramente il giorno successivo, vista gli impegni di spesa rendendo esecutiva la determinazione;
4. l’ufficio segreteria in giornata, massimo il giorno successivo, provvede ad attribuire il numero generale alla determinazione e alla sua pubblicazione all’albo pretorio;
5. solo quando la determinazione è esecutiva, generalmente un paio di giorni dopo la sua adozione, il Responsabile effettua l’ordine alla ditta;
Liquidazione della spesa:
1. le fatture sono protocollate e trasmesse in via informatica ai Responsabili dei servizi interessati che, effettuata la verifica della corretta prestazione, provvedono a vistarle per la liquidazione con l’apposizione di un timbro indicando il titolo giuridico del debito e il capitolo di imputazione della spesa, dopo averne verificata la regolarità, aver accertato l’idoneità della prestazione, la conformità dell’importo da liquidare con quello impegnato a bilancio e il rispetto della normativa sulla regolarità contributiva da parte della ditta emittente ( esistenza agli atti di Durc in corso di validità ed esito regolare;
2. le fatture così vistate per la liquidazione, corredate da tutti i documenti necessari, vengono trasmesse alla ragioneria in congruo anticipo in modo da consentire l’emissione del mandato di pagamento entro 30 giorni o entro il termine diverso stabilito dalle parti in sede contrattuale;
3. mensilmente il Responsabile finanziario, prima di fare materialmente l’ordinativo di pagamento, adotta una determinazione con cui decide di pagare le fatture vistate per la liquidazione dai Responsabili del settore competente;
4. analoga procedura viene espletata per le fatture relative a spese effettuate con buoni d’ordine dell’Economo;
5. la liquidazione avviene con determinazione specifica, in linea di massima, nelle seguenti ipotesi:
-) in materia di Opere Pubbliche in cui la liquidazione delle somme a credito maturate dalle imprese e/o dai fornitori avviene su certificato di pagamento emesso dal RUP, sulla scorta dello stato d’avanzamento redatto dal direttore dei lavori;
-) in materia di personale nelle ipotesi al di fuori dal trattamento economico fondamentale ed accessorio erogato mensilmente;
-) quando si tratta di liquidare contributi;
-) ogniqualvolta il pagamento comporta anche una ritenuta fiscale da parte del Comune quale sostituto d’imposta- questo avviene, ad esempio, per le prestazioni professionali od occasionai, per i gettoni di presenza alle riunioni di GC , CC, o di Commissioni Consiliari;
-) quando la fattura è di importo superiore all’impegno;
-) quando l’importo della fattura da liquidare è superiore ad € 6.000,00. Vengono liquidati senza determinazione, anche se di importo superiore, i pagamenti rateali e quelli delle fatture relative a forniture, somministrazioni e servizi effettuati a favore del Comune in via continuativa;
Monitoraggio dei pagamenti:
1. i mandati di pagamento vengono effettuati generalmente entro il termine di 30 giorni dall’acquisizione al protocollo della fattura;
2. essi contengono le indicazioni delle coordinate IBAN del beneficiario per l’esecuzione dei bonifici;
3. i pagamenti di importi superiori ad € 10.000,00 a favore di creditori che siano a loro volta debitori morosi della Pubblica Amministrazione per somme, di importo almeno pari ad € 10.000,00, iscritte nei ruoli degli agenti della riscossione;
3. per i pagamenti in conto capitale il Responsabile del servizio competente per la materia a cui afferisce il pagamento deve valutarne la conformità al programma;
Verifica del rispetto del patto di stabilità da comunicare con nota scritta dimostrativa al Direttore Generale e alla Giunta Comunale ogni 15 giorni;
Nuove misure da adottare, ai sensi dell’articolo 9, comma 1, lettera a) del decreto legge n. 78/2009, le seguenti ulteriori misure organizzative funzionali atte a garantire :
1. adozione dello strumento “ordinativo informatico con firma digitale” per la sottoscrizione e trasmissione all’istituto bancario tesoriere dei mandati di pagamento ai fini della loro esecuzione a favore di soggetti terzi, con conseguente riduzione dei tempi di lavorazione dei pagamento da parte della banca;
2. attivazione casella e/o posta elettronica certificata;
3. creazione di un progetto applicativo per protocollare, registrare ed archiviare su supporto informatico le fatture dei fornitori;
4. studio di un programma che consenta l’invio di e-mail personalizzate a tutti i fornitori che ne facciano richiesta al fine di essere tempestivamente informati circa l’emissione dei mandati di pagamento a loro favore, all’atto del rilascio da parte del Tesoriere della ricevuta positiva di carico dell’ordine di pagamento;
